年终干货：史上最全的团队文档协作工具盘点

　　年终干货：史上最全的团队文档协作工具盘点

　　

　　现如今，越来越多的人开始认识到知识管理的重要性，然而对文档知识库的管理本身却是件非常花费时间精力的事情。这时，一款好用的知识管理工具常常能使人如虎添翼。相比个人文档管理，团队文档管理才是难上加难。除了文档的整理归类、安全储存，还涉及到权限管理、文档协作等更多的需求。

　　团队文档类工具这么之多且功能各异，很多团队或中小公司在选购的时侯眼花缭乱。作为一个工具控，我就来盘点一下当下比较主流的团队文档类的工具，帮助你们选择最适宜自己team的工具。

　　一. 对团队文档管理的需求：存储->管理->协作

　　团队对文档管理的需求分为三个层面。首先要满足团队文档的储存需求，当然同时要保证储存安全；其次是文档管理，团队文档杂多，要才能进行多级目录分类以便捷检索，此外还要求才能对成员权限和文档权限进行设置，保证文档安全不泄漏；最后，是满足多人团队对协作的需求，很多时侯一份文档须要很多人一上去修更改改，这时候协作功能能够帮助团队大大提高效率。

　　二. 对比经度详尽介绍

　　我的盘点会以上述三个大需求点为主要经度，对各款产品进行对比。在此先介绍一下每位经度内细分的功能要求，以整理需求，好在下一部分中能更有针对性的找到自己须要的工具。想直接看产品对比的同学可以跳过本部份。

　　1. 存储

　　存储首先要求足够的储存空间，其次要求技术安全。

　　*敏*感*词*融行业广泛使用。

　　网络传输上，一般采用了SSL加密通道或HTTPS加密技术来保证传输的安全性，这二者通常应用于财付通及支付系统的传输。

　　AES-256安全吗？

　　知乎的 @黑照 是如此回答的：

　　如果1秒钟尝试20亿亿次不同的组合，那么所需时间远远小于太阳的寿命：

　　2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75

　　10^75/（20*10^8*10^8*86400*365）=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太阳寿命6*10^9亿年

　　(原链接：破解AES 256位加密有多难？)

　　也就是说，就备份技术而言，今天我对比的产品的安全性都是就能得到保障的。

　　2.管理

　　(1).团队管理

　　(2).文档管理：

　　3.文档协作4.易用性：

　　尽可能多终端通用，来满足不同的团队文档使用场景。

　　三.市面上的产品对比

　　市面上的团队文档管理、协作类工具五花八门，经典的如美国的google docs，功能强悍又有安全保障。国内的如金山旗下的WPS云文档、网易的有道云协作，协作类的如以小而美闻名的石墨文档，本身在做的是文件储存，但也被好多企业拿来储存管理文档的诸如亿方云、坚果云等等。

　　不同工具的优缺和提供的功能都有所区别，也没有最好而言，适合自己team需求的就是最好的。

　　1. 国外

　　国外的团队文档工具普遍功能强悍，但于国外而言，最大的不便就是须要翻墙能够使用。即使翻墙使用，网络也并不稳定，这就间接造成了许多问题，如传输速率慢，协作过程卡顿等等。而且还限制了使用环境，只有在能翻墙的情况下才会使用团队文档。即使是不翻墙才能直接使用的MS office365，由于服务器在美国的缘故，体验也并不好。所以我个人并不推荐使用美国的团队文档类工具。

　　下面详述三款美国的团队文档类工具：

　　（1）Google Docs

　　谷歌这些大厂的出品，质量有保障。文件管理便捷，搜索功能好用。协作功能领先，协同编辑的内容可以实时查看，协作表格尤其出众。体验感佳。但基于微软的浏览器即终端的理念，本身是基于web构建，所以终端不够多。

　　（2）Microsoft Office365

　　Office本家的产品，协同和编辑功能其实都好用，其他的功能也不逊色。能够用office365的邮箱实现太方便的分享，并且还能设置权限。支持多终端。

　　（3）Quip

　　Quip看似不是大厂出身，实际上是Facebook的前CTO，也是Google Maps 团队的创建人Bret Taylor做的一款协作产品，而且团队基因也非常好。模式是即时通讯+协同办公，功能清晰。比起google docs和office365，很多人更欣赏quip的轻便。Quip在去年下半年以5.82亿美元的价钱转让给Salesforce。曾经中国能用，还出了中文版，可惜后来被墙了。

　　2. 国内

　　（1）WPS云文档

　　

　　WPS云文档是金山基于WPS推出的云端服务，是“WPS+一站式办公”的一部分。既可以直接通过web来使用，也可以基于WPS客户端来使用。我个人比较喜欢web版本，不同于WPS客户端的冗长零乱，web版特别简单干净。

　　云文档的优点是十分全面，不论我上述的那个维度都能满足。

　　金山有自己的金山云，存储及安全自然不在话下。团队管理和文件管理方面，也都做得太细。能够创建组织构架，管理成员权限，设置分享联接权限，多级目录管理。还能有针对性地构建团队，在团队中进行管理文档及成员。文档协作的部份，除了才能进行文档协作、表格协作，还能实现协作流程图和PPT。

　　小缺点其实也有，比如陌陌端不能直接编辑文档，又例如在所有终端都不支持非登录状态下的匿名编辑。当然，这点要看从那个角度出发，匿名编辑不需要登陆，使用上去确实便捷。但是对于一个团队来说，最重要的安全性却得不到保障，追踪责任的时侯也非常麻烦。所以不支持匿名编辑的功能也有他的道理，即安全优先。

　　WPS前几天的发布会上说正式推出云文档自己的app，而且都会降低即时通信功能。这样的话云文档就极具竞争力了。另外，云文档还有一大优势：在我对比的几款国外团队文档里，性价比最高，而且功能全。这点就太迷人了。毕竟中小团队通常都不会掏出好多预算给这一方面。

　　（2）一起写

　　

　　一起写的CEO蔡建在微软工作了八年，害怕自己在微软待得太舒服以至于产生惰性，所以跳出来做了自己的产品，来解决国外办公领域的疼点。

　　蔡建在微软产生的良好工作素质在一起写这款产品上得到了挺好的彰显。比如重视的功能点十分明晰——协同办公、多终端办公、易上手。其他的功能则不再赘入。在使用中也能感受到，一起写的协作办公功能十分强悍，基础的储存功能也能做到。团队管理和文档管理的部份，则不是一起写的优缺。但可以通过以分享链接的方式来实现权限管理。

　　可惜一起写的UI设计并不是太奢华，对于挑剔的人而言可能有些拙陋。

　　（3）石墨文档

　　

　　石墨是一对德国归来的胞胎兄弟做的协作文档。可能正是留学经历使她们更注重本土文化，使得石墨具有浓郁的“中国”气息。

　　石墨是一款典型的“小而美”的产品：切入点极小——专注文字书写，页面和交互也做得很漂亮，极具设计感。在文档协作方面，除了提供普通的协作功能，还提供了非常好的体验。也是因为专注协作，其他方面如团队管理和文档管理等，石墨并没有作为重点功能。但基础的文件权限设置和分享链接权限设置也是支持的。

　　石墨的文艺属性和适宜深度写作的特性，让石墨十分适宜重视美观的人（俗称外貌协会）、文艺青年以及文字创作者。这是石墨的优点。然而我个人看来，也正是这个诱因，使石墨更象是一款针对个人的产品，而非一款to B的SaaS。

　　（4）有道云协作

　　

　　有道云协作是在有道云笔记的基础上推出的一款团队协作工具。

　　与其说是团队文档管理工具，不如说是团队管理工具。因为有道云协作的功能十分杂多，比如即时通讯（IM），任务管理栏，工作月历等等。看起来功能十分多，但是实际使用上去却并不是挺好用。我个人觉得还是专注某一领域比较容易打磨出好的产品，扩展是在当前领域早已做得挺好的基础上再考虑的事情。

　　其实有道云协作的协作功能做得也不错，但是有一点使我尤其不能忍受：协作文档不能够下载/导出，只能够进行线上分享协作，而且是有道独有的note格式，很不便捷。当然，如果对这点没有要求，有道云协作也是一个挺好的选择。

　　（5）坚果云

　　

　　坚果云虽然是一款网盘，主要用于储存企业文件，同时也被许多企业用于管理企业文档。

　　坚果云注重文件储存及管理，支持多种文件权限及分享链接权限。文档协作方面，目前不支持多人同时进行协作，但提供间接的方法：通过新版本覆盖来实现对同一个文档的更改。对于协作功能要求比较高的团队，就不是十分便捷了。但若果下载了客户端，在线上点击编辑文档，会手动在本地打开word、ppt等软件，点击保存的时侯，文件也会手动同步云端。操作上去倒不麻烦。

　　相比起其他团队文档工具，坚果云的用处是可以储存管理企业的所有文件，而不单单针对文档。另外坚果云有一个功能非常好用，即在PC本地（如盘符等位置）创建一个“同步文件夹”，这个文件夹里的所有东西就会手动存到云端。

　　团队版是使用公有云进行储存的。但是除此之外，坚果云还为企业版提供私有云服务。

　　（6）亿方云

　　

　　亿方云也是一款团队网盘，在本次对比中跟坚果云比较相仿，主要领域都是文件储存跟管理，且协作功能不是太建立。不过就功能而言，相比起坚果云我个人倒比较喜欢亿方云，功能更全面，比坚果云多了文件评论、检索全文、锁定文件、文件检阅等更细化的功能。

　　3. 综述

　　上述就是我对比的六款产品。下面是我整理的一个对比这6款功能的表格，可以详尽地查看各产品的功能，来选购最适宜自己的一款。

　　

　　我来把上述表格简单总结一下：

　　

　　打勾表示这款工具在这方面较为好用，但没有打勾也不代表这款工具不具备这个功能，只是可能在某方面稍弱于其他工具。

　　当然，所有的协作类工具都只适宜基础的文档操作，比较复杂的功能，如excel的公式、PPT*敏*感*词*的制做等等，还是本地用MS office更现实。

　　4.免费版总结

　　

　　我个人觉得团队文档管理/协作这样的工具，是能否为团队带来价值的，能够带来价值的东西是值得因此付费的。而且哪怕提供免费的储存功能，对于重要资料而言，我个人也是不能放心的。“你连一年200块都不给我，我凭什么保卫你的文档安全呢？”想想也是这个道理。我感觉就功能和性价比而言，WPS文档是非常值得推荐的。

　　虽然我支持付费，但我仍然为你们整理了以上工具的免费版和试用，大家可以先体验一下自己看中的工具是否值得为之付费。

　　四.团队文档管理建议：专人负责

　　一个团队的知识库是太庞大的，产生的相关文档也十分零乱。建议指定专人来负责团队文档，进行规划和整理归类。既要鼓励成员创造添加知识文档，还要进行后期的梳理。这个角色犹如图书管理员一样，不仅要引入新书，还要使书处于合适的书柜上，以便捷取用。如果不指定专人来管理，就会人多手杂，每个人都有自己的形式，导致团队文档混乱无序。

　　以上是我的个人看法，供参考。希望还能帮助你们在诸多团队文档工具中选择最适宜自己的一款。

　　各产品功能更新都很快，文章以目前最新版为根据。如有错误，望海涵并强调。