资讯类网站如何填充内容( 为网站集中的多个内容类型创建策略(图))

　　资讯类网站如何填充内容(

为网站集中的多个内容类型创建策略(图))

　　创建和应用信息管理策略

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　　本文内容

　　信息管理策略使组织能够控制内容的保留时间、审核用户对内容的处理以及向文档添加条形码或标签。政策可以帮助强制遵守法律和政府法规或内部业务流程。作为管理员，您可以设置策略来控制文档的跟踪方式和保存时间。

　　可以在 网站 层次结构中的三个不同位置（从最宽到最窄）创建信息管理策略：

　　有关详细信息，请参阅信息管理策略简介。

　　为 网站 集合中的多种内容类型创建策略

　　为确保将信息策略应用于 网站 集中特定类型的所有文档，请考虑在 网站 集级别创建策略，然后将该策略应用于内容类型。这些被称为 网站 设置策略。

　　在网站设置主页>，设置SharePoint

　　

　　> “网站设置”。

　　在连接到SharePoint 的网站 中，单击“设置”，然后单击“网站内容”，然后单击“网站 设置”。

　　在“网站 设置页面”的“网站 采集管理> 内容类型策略模板”下。

　　

　　在“策略”页面上，> 创建。

　　输入策略的名称和描述，然后编写一个简短的策略声明，向用户解释该策略的用途。

　　请参阅下一节以了解如何为 网站 内容类型创建策略，并了解如何设置与策略关联的功能。

　　选择“确定”。

　　为 网站 内容类型创建策略

　　将信息管理策略添加到内容类型后，您可以轻松地将策略功能与多个列表或库相关联。您可以选择将现有信息管理策略添加到内容类型，或者您可以创建特定于各个内容类型的独特策略。

　　您还可以将信息管理策略添加到特定于列表的内容类型。这只能将策略应用于列表中使用内容类型的项目。

　　在网站设置主页>，设置SharePoint

　　

　　> “网站设置”。

　　在连接到SharePoint 的网站 中，单击“设置”，然后单击“网站内容”，然后单击“网站 设置”。

　　在“网站 设置”页面上的“网站设计器库> 网站内容类型”下。

　　

　　在“网站设置类型”页面，选择需要添加的策略的内容类型。

　　在“网站内容类型”页面的“设置>信息管理策略设置”下。

　　在“编辑策略”页面，输入策略的名称和描述，然后写一个简短的描述，向用户解释该策略的用途。

　　在接下来的部分中，选择要添加到信息管理策略中的单个策略功能。

　　

　　要指定受此策略影响的文档和项目的保留期限，请选择“启用保留”，然后指定保留期限以及您希望在项目到期时发生的情况。

　　要指定保留期：

　　选择“将保留阶段添加到记录”。

　　选择保留期选项以指定文档或项目的到期时间。请按照以下步骤之一进行操作：

　　“启动工作流”选项仅在为已具有与其关联的工作流的列表、库或内容类型定义策略时可用。然后您可以选择工作流程。

　　在“定期”部分中，选择“重复此阶段...”。并输入您希望操作重复多长时间。

　　评论

　　此选项仅在所选操作可以重复时可用。例如，您不能为“永久删除”操作设置重复周期。

　　选择“确定”。

　　要对受此策略限制的文档和项目启用审计，请选择“启用审计”，然后指定要审计的事件。

　　启用审计：

　　在“编辑策略”页面上的“审核”下，选择“启用审核”，然后选中要为其保留审核跟踪的事件旁边的复选框。

　　要提示用户将这些条码插入到文档中，请选择“在保存或打印前提示用户插入条码”。

　　选择“确定”将审计功能应用到策略。

　　借助审计策略功能，组织可以创建和分析文档的审计跟踪，以及任务列表、问题列表、讨论组和日历等列表项。此策略功能可以提供用于记录事件的审核日志，例如查看、编辑或删除内容的时间。

　　当审核作为信息管理策略的一部分启用时，管理员可以在基于 Microsoft Excel 的策略使用报告中查看审核数据并总结当前使用情况。管理员可以使用这些报告来确定组织内信息的使用率。这些报告还可以帮助组织验证和记录其法规遵从性或调查潜在问题。

　　审计日志可以记录以下信息：事件的名称、事件的日期和时间以及执行操作的用户的系统名称。

　　当条码作为策略的一部分被启用时，它们将被添加到文档属性中并显示在应用了条码的文档的标题区域中。与标签一样，也可以从文档中手动删除条形码。您可以指定是否在打印或保存项目时提示用户收录条码，或者是否应使用 2010 发布程序中的“插入”选项卡手动插入 Office 条码。

　　要启用条形码：

　　在“编辑策略”页面的“条形码”下，选择“启用条形码”。

　　要提示用户将这些条码插入到文档中，请选择“在保存或打印前提示用户插入条码”。

　　选择“确定”将条码功能应用于策略。

　　条码策略生成 Code 39 标准条码。每个条码图像在条码符号下方都收录表示条码值的文本。这使得即使在扫描硬件不可用时，条形码数据也可用。用户可以在搜索框中手动输入条形码以查找网站上的项目。

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　　要要求受此策略影响的文档具有标签，请选择“启用标签”，然后指定要用于标签的设置。

　　要启用标签，

　　要要求用户向文档添加标签，请选择“在保存或打印之前提示用户插入标签”。

　　评论

　　如果您希望标签是可选的，请不要选中此复选框。

　　要锁定标签以便插入标签后无法更改标签，请选择“添加标签后禁止更改标签”。

　　此设置可防止在将标签插入客户端应用程序（如 Word、Excel 或 PowerPoint）中的项目后更新标签文本。如果要在更新文档或项目的属性时更新标签，请不要选中此复选框。

　　在“标签格式”框中，输入要显示的标签文本。标签最多可收录 10 个列引用，每个引用最多 255 个字符。要为标签创建格式，请执行以下步骤：

　　要添加换行符，\n 在换行符出现的地方。

　　选择所需的字体大小和样式，并指定标签位于文档的左侧、中间还是右侧。

　　选择可以在用户计算机上使用的字体和样式。字体的大小会影响标签上可以显示多少文本。

　　输入标签的高度和宽度。标签的高度在25英寸到20英寸之间，标签的宽度在25英寸到20英寸之间。标签文本始终在标签图像内垂直居中。

　　选择“刷新”以预览标签内容。

　　选择“确定”。

　　为列表、库或文件夹创建策略（基于位置的保留策略）

　　您可以定义仅适用于特定列表、库或文件夹的保留策略。但是，如果您以这种方式创建保留策略，您将无法在其他列表、库、文件夹或 网站 上重复使用此策略，并且您将无法应用 网站将策略设置为基于位置的策略。

　　如果要将单一保留策略应用于单个位置中的所有类型的内容，您很可能希望使用基于位置的保留。在大多数情况下，您需要验证是否为所有内容类型指定了保留策略。

　　每个子文件夹都继承其父文件夹的保留策略，除非您选择中断继承并在子级别定义新的保留策略。

　　如果要定义保留列表或库以外的信息管理策略，则需要为与列表或库关联的每个列表内容类型定义信息管理策略。

　　如果您决定随时从列表或库的内容类型切换到基于位置的策略，则仅保留策略将用作基于位置的策略。所有其他管理策略（审核、条形码和条形码）将从关联的内容类型继承。

　　您可以通过停用“基于库和文件夹的保留”功能来禁用 网站 集合的基于位置的策略。这使 网站 集管理员能够确保他们的内容类型策略不会被列表管理员的基于位置的策略覆盖。

　　更改列表或库的信息管理策略设置至少需要“管理列表”权限。

　　导航到要指定信息管理策略的列表或库。

　　在功能区上，选择“库”或“列表”>“选项卡设置”或“列表设置”。

　　在 SharePoint Online 中，单击“设置”，然后单击“列表设置”或“库设置”。

　　在“权限和管理>信息管理策略设置”下。

　　

　　在“信息管理策略设置”页面上，确保列表或库的保留源设置为“库和文件夹”。

　　如果内容类型显示为来源，请单击“更改来源”，然后单击“库和文件夹”。请注意，内容类型保留策略将被忽略。选择“确定”。

　　在“编辑策略”页面上的“基于库的保留计划”下，输入您创建的策略的简要说明。

　　选择“添加保留阶段...”。

　　请注意，在“记录”下，您可以通过选择“定义记录的不同保留阶段”选项来为记录定义不同的保留策略。

　　在“阶段属性”对话框中，选择保留期选项以指定文档或项目的到期时间。执行以下操作之一：

　　“启动工作流”选项仅在为已具有与其关联的工作流的列表、库或内容类型定义策略时可用。然后您可以选择工作流程。

　　在“定期”下，选择“重复此阶段...”。并输入您希望操作重复多长时间。

　　评论

　　此选项仅在所选操作可以重复时可用。例如，您不能为“永久删除”操作设置重复周期。

　　选择“确定”。

　　将 网站 设置策略应用于内容类型

　　如果您已将 网站 的信息管理策略创建为 网站 集策略，则可以将这些策略之一应用于内容类型。通过这样做，您可以将相同的策略应用于 网站 集中不共享相同父内容类型的多个内容类型。

　　如果要将策略应用于网站 集中的多个内容类型，并且配置了托管元数据服务，则可以使用内容类型发布将信息管理策略发布到多个网站 集中。有关更多信息，请参阅策略部分。

　　导航到收录要应用策略的内容类型的列表或库。

　　在功能区上，选择“库”或“列表”>“选项卡设置”或“列表设置”。

　　在 SharePoint Online 中，单击“设置”，然后单击“列表设置”或“库设置”。

　　在“权限和管理>信息管理策略设置”下。

　　

　　验证策略源是否设置为“内容类型”，并在“内容类型策略”下选择要应用策略的内容类型。

　　在“指定策略> 使用 网站 设置策略”下，从列表中选择要应用的策略。

　　评论

　　如果“使用 网站 集策略”选项不可用，则不会为 网站 集定义网站 集策略。

　　选择“确定”。

　　如果您正在处理的列表或库支持多种内容类型的管理，您可以在“内容类型”下选择要为其指定信息管理策略的内容类型。这将直接转到上面的第 5 步。

　　跨网站设置应用策略

　　通过使用托管元数据服务应用程序设置内容类型发布，内容类型在 网站 集合之间共享。内容类型发布可以帮助您跨 网站 一致地管理内容和元数据，因为可以集中创建和更新内容类型，并且可以将更新发布到多个订阅 网站 集或 Web 应用程序。

　　从现有策略创建模板以跨 网站 集使用

　　您可以定义信息管理策略，然后根据需要创建基于策略的模板以跨多个 网站 集使用。如果你想备份你的信息策略，你可以使用这个方法，它也可以作为使用内容类型发布的替代方法来跨 网站 集合应用策略。通过从一个 网站 集中导出策略，然后将该策略导入到保存位置或另一个 网站 集中，可以创建该策略的模板或备份。

　　重要的

　　如果您使用导出/导入功能作为创建一组策略模板的方法，请记住策略模板文件中有一个唯一标识符 .xml 标识符。因此，如果您不更改此唯一标识符，您将无法多次将策略导入站点。

　　出口战略

　　在网站合集首页，选择“设置”和“小齿轮”即可

　　

　　> 设置”。

　　在连接到SharePoint 的网站 中，单击“设置”，然后单击“网站内容”，然后单击“网站 设置”。

　　在“网站 设置页面”的“网站采集管理> 内容类型策略模板”下。

　　

　　选择要导出的策略并滚动到底部>“导出>”。

　　当提示保存或打开文件时，选择“保存”，然后选择保存文件的位置。一定要选择导入策略的网站集可以使用的位置。

　　显示“下载完成”对话框时，选择“关闭”。

　　将策略导入其他 网站 剧集

　　导入信息管理策略使您能够将信息管理策略应用于任何给定 网站 集 网站 或列表级别的多种内容类型。这样做的好处是双重的：无需为每种内容类型重新定义和应用策略，您只需在一个地方更改策略即可更轻松地管理策略的修改。

　　在要应用策略的网站集合的主页上，选择“设置小设置齿轮”以

　　

　　> 设置”。

　　在连接到SharePoint 的网站 中，单击“设置”，然后单击“网站内容”，然后单击“网站 设置”。

　　在“网站 设置页面”的“网站采集管理> 内容类型策略模板”下。

　　在策略页面 > 导入 > 浏览以查找策略的 XML 文件。

　　选择已保存策略的 XML 文件“打开>”。

　　在“导入网站设置策略”页面>，导入将策略添加到网站集合中。

　　您现在可以将导入的策略应用于站点或列表级别的一种或多种内容类型。

　　信息管理策略使组织能够控制内容的保留时间、审核用户对内容的处理以及向文档添加条形码或标签。政策可以帮助强制遵守法律和政府法规或内部业务流程。作为管理员，您可以设置策略来控制文档的跟踪方式和保存时间。

　　可以在 网站 层次结构中的三个不同位置（从最宽到最窄）创建信息管理策略：

　　有关详细信息，请参阅信息管理策略简介。

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